先日、ある高校のOB会の役員をしている知人（70歳くらい）からホームページ制作の相談を受けました。
そのOB会では全卒業生の個人情報を管理していて、同窓会を10年ごとに開催しているらしいのですが、卒業から年月が経過するとどうしても連絡先の情報が古くなって、案内を送っても多くが戻ってきてしまうという問題を抱えているとのことでした。
そこで、IDとパスワードを発行する会員制のホームページを作成し、連絡先がわからなくなっている人の情報を限定公開し、掲示板などのツールを使って情報を送ってもらえるようにしたい。なおかつ連絡先不明者の情報は自分で更新できるようにしたい、という要望を伝えられました。
この要望をそのまま叶えることはできますが、そうするとかなり工数がかかりますし、更新作業をするために覚えてもらうことも多くなってしまいそう。
予算も限られているようでしたし、70歳でWebページを更新する作業を覚えられるのかも不安です．
そこで「Googleフォーム」を使った運用を提案しました。
Googleフォームは、Googleが提供している無料の投稿フォーム制作サービスです。Web上から簡単にフォームを制作し、ある程度自由にカスタマイズすることもできます。
参考：5分で作れる！「Googleフォーム」を使った忘年会出欠フォームの作り方
https://wepress.web-magazine.jp/2022/11/18/20221118/
私は、知人のパソコンを借りてその場でフォームの制作をスタート。
フォーム概要欄に連絡先不明者のリストを掲載し、フォームで名前や住所などの情報を送信できるように設定しました。
そしてフォーム自体はURLのみを知っている人だけが閲覧できる「限定公開」の状態に設定。卒業生向けに送る同窓会の案内にフォームのQRコードを掲載し、卒業生だけが閲覧できるようにしました。
相談を受けて10分くらいでパパッとこちらのフォームを作ってあげたところ、こちらでまったく問題ないということでそのまま運用してもらうことに。
その後問題なく運用できているか気にかけてフォームをチェックしてみましたが、リストがちゃんと更新されていて一安心。下手にお金をかけて運用も大変なことを始めないでよかった、無料でやりたかったことをすぐに実現させてあげられてよかったです。
自分では「こうするしかない！」と思っていることでも、その道のプロに意見を聞いてみると、自分では思いつかないような引き出しをいろいろ持っていたりするもの。
今回はWebディレクターとして役に立つ側になりましたが、わからないことはまず信頼できる人や会社に相談してみることが大切ですね。
