こんにちは山形のWEBデザイナー菅野です。
私が所属しているビジネス系の勉強会があるのですが
今までは人数が少なく、持ち回りで所属メンバーの事務所を使用して集まっていました
最近メンバーが増えたため所属メンバーの事務所では入りきらなくなり
昔から山形にあるイベント施設のレンタル会議室を使うことになりました
料金はそれほど高くもなくリーズナブルですね
15名が入る程度の会議室であればいいので
施設の中でも小さめ会議室で良さそうです🤔
空き状況はWEBサイトになかったため
電話して確認してみたところ
狙っていた小会議室の空きは1部屋だけでしたので
慌てて予約申し込みをすることに💦
１ヶ月先の平日狙いでしたが意外と人気なんですね😅
予約するにあたりまずはじめに
PDFの利用申請書をWEBサイトからダウンロードして
必要な情報を記入しメールで送りました
すると郵送で使用許可申請書が届きました
使用許可申請書に名前の記入とハンコを押して再度メールで提出
スキャナがないので写真を撮って送りました
すると施設から電話が入り…
「写真で撮られたみたいですが… 」
「上に確認したところ、とりあえずこちらで大丈夫です…」
写真で送る人はあまりいないらしく軽くやらかしてしまいました😓
基本的には直接持っていくか、FAXのようです
その後、また郵送で請求書が送られてきて
施設使用料金を銀行振り込みして
ようやく予約手続き完了となりました
初めて手続きしたからかもしれませんが結構手間と日数かかりますね💦
複数回 郵送で戻ってきたりとアナログ感がすごいような…
例えば下記のようにちょっと改善するだけでも
もっと簡単に予約申請できるようになると思います
WEBサイトの改修やシステムを入れたりなど
コストの問題もあると思いますので
施設側としては簡単ではないのかもしれませんが
今後の改善を期待したいところです👍
ちなみに勉強会で会議室を使用しましたが施設自体はとても快適でした
ただ冷房使用料金は、後日郵送で請求書が届き銀行振り込みするルールになっており
料金は500円と安いのですが振り込み手数料が440円と
なんとなく悲しいおまけがついてきました…
ここも改善したいですね😅
